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新卒採用の流れ・フローと、スケジュール・進捗の管理方法について

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新卒採用と中途採用の実務には大きな3つの違い

新卒採用の実務については、中途採用と比較し3つの大きな違いがあります。

(1) ポテンシャル採用となる。
中途採用と違い、新卒採用では実務経験の無い応募者を採用するポテンシャル採用となります。そのため、「どのような目的で、どのような応募者を採用し、どう配属するのか」について、関係者間で統一見解を持っておくことがとても重要になります。

(2)同時期に数万社が一斉に採用活動を行う。
どの企業も入社は基本的に毎年4月の年1回であるため、このタイミングをゴールとして同時期に多くの企業が採用活動を行うことになります。それは採用競合企業が多く、優秀な応募者は奪い合いになることを意味します。また、入社時期が年1回であることにより採用実務に繁閑の差が生じやすくなるのも特徴です。

(3)採用担当者の実務範囲が広い。
応募者に対して入社動機を形成するところから始まり、採用選考中も多くの採用競合企業の動向を気にしながら自社へ惹きつけ、内定後から入社までの数ヶ月から一年の間フォローアップする必要がある等、採用担当者の実務範囲が非常に広くなることも特徴です。

今回はこれら新卒採用の特徴を踏まえ、採用活動をスムーズに進めるための「新卒採用のフローとスケジュールの管理方法」についてご紹介します。

新卒採用の流れ・フロー

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新卒採用を意義あるものにするためには、事前に入念な採用計画を立て、準備を整える必要があります。では、どのように採用計画を立てれば良いのでしょうか。

採用計画の立案

まず何より重要なのが、新卒採用を実施する目的です。即戦力となる中途採用ではなく、ポテンシャル採用となる新卒採用をなぜ実施するのか、「どのような目的で、どのような応募者を採用し、どう配属するのか」について、事前に関係者間で統一見解を持っておくことが大切です。その上で、業績や今後の事業展開などから、採用人数や求める人材像など、明確な「採用ゴール」を決定します。

次に、「採用ゴール」を目指す上での採用課題を把握します。下記のようなポイントから課題抽出するのがよいでしょう。

・自社の現状確認
(自社は応募者からどう見られているのか?採用上の競合はどこか?)
・自社「らしさ」の明確化
(共感してもらいたい自社「らしさ」が言語化できているか?)
・過去の採用実績振り返り
(応募経路分析や選考プロセス分析、内定者や社員に選社理由ヒアリング等)

上記課題抽出後、改善あるいは代替案を検討し、応募受付から入社までの採用フロー計画を立案します。

採用手法・ツールの決定

立案した採用フロー計画に沿って、具体的な採用方法や手順、利用するツールやメディアなどを決定します。

・母集団形成
母集団形成の主な手法は、就活サイトやSNSの活用、更には合同説明会やセミナーなどが挙げられます。就活サイトは、応募者の活用傾向などが異なりますので、自社の採用要件にあったものを選定することがポイントです。

・説明会
説明会は、自社の詳細を直接応募者に伝えることの出来る場です。より具体的な働くイメージを持ってもらうための工夫をしましょう。社内見学や社員の座談会なども効果的な手法の1つです。

・書類選考
書類/エントリーシートなどは、ウェブ上での提出が一般的ですが、手書きの文字を見たい、書式自由で表現力を見たいなどの理由から紙での提出を促す場合もあります。また最近では、通信環境の向上やスマートフォンの普及に伴い、書類に変わる「動画採用選考ツール」等のサービスも登場してきました。

・筆記試験/適性検査
筆記試験や適性検査は、応募者を評価する際の「客観性」を確保するために有効です。「ハロー効果」や「論理誤差」と言われるエラーは、評価する側の経験に基づくもので、完全な排除は難しいとされています。筆記試験や適性検査は、特定の評価者による主観判断にとらわれない客観的な結果として補助的なツールとなり得るでしょう。

・面接
評価するポイントを明確にし、グループ面接なのか、個人面接なのか、面接形態を決めます。面接官となる社員の業務負荷もかかりますので、採用要件が確認できる資料なども準備しておくと良いでしょう。また、面接自体にも手法が存在します(行動面接手法や構造化面接手法など)。面接官による評価が一定でなくなるリスクを減らすため、普段から面接官に対するトレーニングや教育を実施することも重要です。

・内定者フォロー
内定者フォローは3つの時期に分けて考えることが重要です。(詳しくは「内定辞退を防ぐ7つの方法」ご参照)それぞれの時期にあった適切なツール・コンテンツで内定者のモチベーションを高めていきましょう。内定者サイトの活用も有効です。

昨今は上記の各フェーズにおいて、さまざまなツールや手法が存在します。「採用ゴール」を常に意識し、ゴールから逆算してどの手法やツールが自社に最善かを検討することが採用成功へのポイントとなるでしょう。

また前述の通り、新卒採用は実務に繁閑の差が生じやすく、採用担当者の実務範囲も広いことから、繁忙期における採用担当者の業務負荷はかなり高くなります。最新のITツールを上手く活用し、コア業務に集中できる環境を整えることができるかどうかも、採用成功を左右する要素となるでしょう。

スケジュール・進捗の管理方法

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新卒採用は前述のとおり、同時期に多くの企業が採用活動を行うことになり、応募者も一斉に動くことから、スケジュールが過密になりがちです。採用ゴールに向けた進捗管理を行い、現状把握と改善を常に行っていくためにも、自社の採用スケジュール管理がとても重要になってきます。また、説明会や面接等の各種選考フェーズに多くの社員が関与することから、効率的に採用活動を進めるためにも、社内全体でスケジュール及び進捗を共有することがポイントです。

こうしたスケジュール・進捗の管理方法としては、エクセルを利用している企業が多いようです。しかし最近ではウェブ上に便利なツールが多く登場しており、上手く活用することで効率化を図ることが可能です。サービス例をいくつかご紹介いたします。

Google Calendar
Googleアカウントを取得することで無料で使用できるツールです。スマートフォン用のアプリもあるため、外出先でも管理が可能です。
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Googleカレンダーとも同期が可能で、スケジュール作成時に生成されるURLを相手に送信すれば、お互いのスケジュールが共有できるツールです。
・その他
卓上カレンダーに書き込む感覚で使用できる「Schedule Watcher」、Excel上で動作するツール「TaskChute」などのフリーソフトも便利です。

また、採用のスケジュール・進捗管理に特化した「採用管理システム」を利用するのも1つの方法です。会社説明会や面接などの日程を管理することが可能で、関係者内でのスケジュール管理や進捗管理が容易になります。採用管理システムを導入することによって、スケジュール管理や進捗管理に掛かっていた手間と時間が大幅に削減されますので、浮いた時間をコア業務に当てることができます。スムーズな情報共有だけでなく、業務の効率化も実現することができるようになるでしょう。

おわりに

円滑に新卒採用活動を進め、採用ゴールを達成するためにも、採用担当者はスケジュールを管理し、進捗把握して常に改善を行っていくことが大切です。
新卒採用活動を始める前に、自社の採用フローとスケジュール・進捗管理方法を見直してみてはいかがでしょうか。成功事例などを共有できますので、是非お気軽にご相談ください。


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